Betalningspåminnelse – så skriver och skickar du den
En betalningspåminnelse är din första åtgärd när en faktura inte betalas i tid. Rätt utformad ökar chansen att kunden betalar snabbt utan att relationen skadas.
När ska du skicka påminnelsen?
Vänta 2–5 dagar efter förfallodatum innan du skickar din första formella påminnelse. Det kan finnas ett enkelt bankproblem, ett missat e-postmeddelande eller en felaktig referens som orsakat förseningen.
Är det dock uppenbart att fakturan inte uppmärksammats alls, skicka påminnelsen utan dröjsmål. Att vänta i veckor minskar chansen att få betalt och kan göra det svårare att driva in skulden senare.
Vad ska påminnelsen innehålla?
Ton – hur hård ska du vara?
Rätt ton i påminnelsen beror på hur lång tid som gått och hur många gånger du redan har påmint kunden. Här är tre nivåer:
Anta att kunden har missat fakturan av misstag. Håll tonen professionell och hjälpsam. Undvik anklagande formuleringar.
Nu är det dags att vara tydlig. Hänvisa till att dröjsmålsränta börjar räknas från förfallodatumet. Ange att du kan komma att lämna ärendet till inkasso om betalning inte sker.
Det här är din sista varning innan du anlitar ett inkassobolag eller vänder dig till Kronofogden. Tonen är formell och saklig. Ange det totala beloppet inklusive dröjsmålsränta och påminnelseavgifter samt sista betalningsdag.
Ladda ner gratis påminnelsemall
Använd vår färdiga mall för att skriva en professionell betalningspåminnelse. Den är redo att fylla i och skicka direkt.
Ladda ner påminnelsemall (HTML)Påminnelseavgift – får du ta ut det?
Ja, du har rätt att ta ut en påminnelseavgift på upp till 60 kronor per påminnelse enligt inkassolagen. Avgiften gäller oavsett om du nämnt det i ursprungsfakturan.
Det finns dock regler kring hur många påminnelser du får skicka och hur de ska utformas för att avgiften ska vara giltig. Läs mer i vår guide om påminnelseavgift.
Redo för nästa steg?
Med FaktureraIdag håller du automatisk koll på obetalda fakturor och kan skicka påminnelser direkt från systemet – snabbt och professionellt utan merarbete.