Självfaktura – när kunden fakturerar åt dig
Normalt är det du som säljare som skickar en faktura till din kund. Men ibland vänds det om – kunden upprättar fakturan å dina vägnar. Det kallas självfaktura och är ett fullt lagligt förfarande i rätt sammanhang.
Vad är en självfaktura?
Normalt är det du som säljare som skickar en faktura till din kund. Men ibland vänds det om – kunden upprättar fakturan å dina vägnar. Det kallas självfaktura (på engelska ofta self-billing).
Det kan verka bakvänt, men det är ett fullt lagligt och vanligt förekommande förfarande i vissa branscher och affärsrelationer. Tänk dig ett stort bolag som köper tjänster från hundratals frilansare. Istället för att vänta på fakturor från alla leverantörer skapar de fakturorna själva, baserat på den data de redan har – och skickar dem till leverantörerna för godkännande.
När används självfakturering?
Självfaktura dyker upp i ett par vanliga sammanhang:
Mediebolag, plattformar och stora bemanningsföretag använder ofta självfakturering för att effektivisera betalningsflödet. De vet exakt vad de ska betala och vill inte administrera inkommande fakturor från hundratals individer.
När en köpare betalar royalties eller provisioner baserade på försäljningsdata de själva sitter på, är det naturligt att de också upprättar underlaget.
Inom jordbruk, skogsbruk och råvaruhandel förekommer självfakturering frekvent, där köparen har bättre koll på de faktiska volymerna än säljaren.
Som frilansare eller egenföretagare kan du stöta på det om du exempelvis arbetar för en internationell plattform eller ett större bolag som föredrar att hantera hela fakturaflödet internt.
Vad säger momslagen?
Självfakturering är reglerat i momslagen (ML). Reglerna bygger på EU:s momsdirektiv och innebär att en köpare får upprätta en faktura i säljarens namn under vissa förutsättningar.
De viktigaste kraven enligt momslagen är:
- ✓Förhandsöverenskommelse. Det måste finnas ett avtal mellan köpare och säljare om att köparen ska upprätta fakturorna. Det räcker inte att köparen bara börjar skicka självfakturor.
- ✓Säljarens godkännande. Säljaren (du) måste godkänna varje enskild självfaktura. Det görs ofta genom ett tyst godkännande inom en viss tid, eller genom ett aktivt bekräftelseförfarande.
- ✓Fakturan ska uppfylla alla vanliga krav. En självfaktura måste innehålla exakt samma uppgifter som en vanlig faktura: säljarens namn och organisationsnummer, köparens uppgifter, datum, löpnummer, momsbelopp, och så vidare.
- ✓Märkning. Fakturan ska tydligt framgå vara upprättad av köparen, exempelvis genom texten "Självfaktura" eller "Upprättad av köparen".
Om dessa villkor är uppfyllda gäller självfakturan som en godkänd momshandling – du kan alltså bokföra den precis som en vanlig utgående faktura.
Ditt ansvar som säljare
Även om köparen upprättar fakturan är det fortfarande du som bär det skattemässiga ansvaret för att momsen är korrekt redovisad och att fakturan innehåller rätt uppgifter.
Det innebär i praktiken att du bör:
- 1Kontrollera uppgifternaStämmer belopp, momssats och dina identifikationsuppgifter?
- 2Bokföra fakturanBokför den som en vanlig utgående faktura i din redovisning.
- 3Redovisa momsenRedovisa momsen på sedvanligt sätt i din momsdeklaration – självfaktura påverkar inte hur du redovisar, bara vem som skapade dokumentet.
- 4Spara kopianPrecis som med alla andra fakturor gäller bokföringslagens krav på arkivering i sju år.
Om det finns fel i självfakturan – fel momsbelopp, fel organisationsnummer – är det viktigt att du reagerar direkt och begär en korrigering innan du godkänner den.
Vad händer om du inte godkänner?
Om du inte godkänner en självfaktura – eller om du inte ens visste om att en skulle upprättas – är den inte giltig som momshandling. En köpare kan alltså inte bara skicka en självfaktura utan föregående avtal och förvänta sig att det är bindande.
Har du inte skrivit på något avtal om självfakturering och en kund ändå skickar dig en, bör du:
- →Kontakta kunden och klargöra att du inte har accepterat självfakturering.
- →Skicka din egen faktura istället.
- →Undvika att bokföra självfakturan utan att du har kontrollerat och godkänt den.
Skillnaden mot en kreditnota och omvänd skattskyldighet
Det är lätt att blanda ihop självfaktura med liknande begrepp:
Kreditnota
Ett dokument som korrigerar eller makulerar en redan utfärdad faktura. Det är inte samma sak som en självfaktura.
Omvänd skattskyldighet (reverse charge)
Innebär att köparen redovisar och betalar momsen istället för säljaren. Det är ett annat momsrättsligt institut som ofta används vid gränsöverskridande tjänster inom EU. En självfaktura kan i och för sig kombineras med omvänd skattskyldighet, men det är inte samma sak.
Så hanterar du en självfaktura i praktiken
Steg-för-steg när en kund meddelar att de vill använda självfakturering:
Se till att du förstår hur godkännandeförfarandet ser ut – ska du svara aktivt eller gäller tyst godkännande efter X dagar?
Belopp, momssats, ditt org-nummer och namn ska stämma.
Godkänn fakturan enligt det avtalade förfarandet.
Bokför den som en vanlig utgående faktura med fakturadatum och löpnummer.
Ta med momsen i din momsdeklaration för rätt period.
Det är ett enkelt flöde när man väl förstår det – huvudsaken är att avtal och godkännande är på plats.
Kort sammanfattning
| Fråga | Svar |
|---|---|
| Vem upprättar fakturan? | Köparen, i säljarens namn |
| Krävs avtal? | Ja, alltid |
| Vem ansvarar för momsen? | Säljaren |
| Ska fakturan märkas? | Ja, tydligt som självfaktura |
| Hur bokförs den? | Som en vanlig utgående faktura |
Självfakturering är alltså inget konstigt – det är ett praktiskt verktyg i rätt sammanhang. Nyckeln är att du som säljare förstår ditt ansvar och inte bara låter fakturor komma in utan att granska dem.