Följa upp obetalda fakturor – rutiner som fungerar
Att ha koll på obetalda fakturor är en av de viktigaste sakerna för ditt företags kassaflöde. Med rätt rutiner slipper du jaga betalningar i onödan och minskar risken för att pengar fastnar i obetalda skulder.
Skapa en enkel uppföljningsrutin
En tydlig rutin gör att du aldrig glömmer bort en obetald faktura. Följ dessa fem steg varje gång du skickar en faktura:
Skicka fakturan direkt när leverans är klar. Notera fakturanummer och förfallodatum i din uppföljningslista.
Lägg in förfallodatumet som en kalenderpåminnelse eller i ditt faktureringsprogram. En påminnelse per faktura räcker.
Dagen efter förfallodatumet kontrollerar du om betalningen har kommit in. De flesta kunder betalar i tid – det tar bara ett par sekunder att bocka av.
Om betalningen inte kommit inom 2–5 dagar skickar du en betalningspåminnelse. Håll tonen saklig och professionell.
Om påminnelsen inte hjälper eskalerar du stegvis: andra påminnelse med dröjsmålsränta, inkassokrav, Kronofogden.
Vanliga verktyg för uppföljning
Det finns flera sätt att hålla koll på vilka fakturor som är betalda och vilka som fortfarande är öppna. Vilket alternativ du väljer beror på hur många fakturor du hanterar.
Enkelt att komma igång med. Skapa ett kalkylblad med kolumner för fakturanummer, belopp, förfallodatum och betaldatum. Passar dig med få fakturor per månad.
Automatiska notifieringar när en faktura förfaller eller betalas. Ger dig direkt överblick utan att behöva hålla ett kalkylblad uppdaterat manuellt.
Flagga fakturautskick i din e-postklient och markera dem som klara när betalning inkommer. Enkelt men kräver disciplin och fungerar sämre vid höga volymer.
Tidslinje – när gör du vad?
En tydlig tidslinje hjälper dig att agera i rätt tid. Varje dag du väntar efter förfallodag kostar kassaflöde och minskar chansen att du får betalt.
Fakturan skickas till kunden direkt efter leverans. Förfallodatum sätts vanligen till 30 dagar.
Kontrollera om betalning inkommit. De flesta betalar i tid. Om inte, börja räkna dröjsmålsränta från denna dag.
En vänlig men tydlig skriftlig påminnelse med nytt förfallodatum. Du får ta ut en påminnelseavgift på 60 kr.
Skicka en andra och starkare påminnelse. Specificera ackumulerad dröjsmålsränta tydligt i fakturan.
Anlita inkassobolag eller skicka eget inkassokrav. Vid fortsatt utebliven betalning ansöker du om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Förebygg sena betalningar
Bästa sättet att slippa jaga obetalda fakturor är att förebygga problemet redan från start. Här är fyra åtgärder som gör stor skillnad:
Gör en enkel kreditkoll via UC eller Creditsafe för nya kunder eller stora uppdrag. Det tar fem minuter och kan spara mycket besvär.
Begär 30–50 % i handpenning vid nya kundrelationer eller stora projekt. Det minskar din risk och visar att kunden är seriös.
Ange alltid förfallodatum, dröjsmålsränta och påminnelseavgift på fakturan. Det sätter förväntningarna från start.
Skicka fakturan samma dag du levererar. Kunder prioriterar fakturor de fått nyligen – väntar du skapar du mentalt utrymme för dem att glömma.
Redo för nästa steg?
FakturaEnkelt visar dig vilka fakturor som är obetalda och förfallna automatiskt – inga kalkylblad, inga glömda påminnelser. Du ser direkt vad som kräver din uppmärksamhet.