Problem med Excel-fakturor – det händer förr eller senare
Excel är ett fantastiskt verktyg, men det är inte designat för att hantera fakturor. Förr eller senare uppstår ett av dessa klassiska problem.
Felaktiga formler
En cell ändras av misstag och plötsligt beräknas momsen på fel belopp. Felet kan vara svårt att hitta och kan stå kvar i månader utan att du märker det – tills Skatteverket gör det.
Fel fakturanummer
Man missar en i serien, kopierar en gammal fil och råkar skriva samma nummer igen, eller glömmer att räkna upp. Luckor och dubbletter i fakturanummerserien är ett bokföringsfel.
Redigerbar fil skickas
Om du skickar .xlsx-filen direkt kan kunden ändra belopp, datum och artiklar. Det är en säkerhetsrisk, och i värsta fall en juridisk gråzon om en tvist uppstår.
Svårt att söka och filtrera
Vem har betalt? Vilka fakturor är förfallna? Excel har ingen betalningsstatus – du måste hålla koll i ett separat dokument eller i ditt huvud. Det fungerar inte i längden.
Backupproblem
Filen kraschar, sparas i fel mapp, skrivs över av misstag eller lever kvar på en gammal dator du inte längre har. Alla dina fakturor kan försvinna på ett ögonblick.
Inte signatursäker
PDF:en ser professionell ut, men om originalet är en Excel-fil är den lätt att modifiera och exportera på nytt. Det gör fakturan svår att verifiera vid en eventuell tvist.
Är Excel verkligen problemet?
Ärligt svar: nej, inte alltid. Excel fungerar utmärkt för den som skickar en eller två fakturor per år, alltid håller ordning, aldrig delar filen och aldrig behöver söka i historiken.
Men för de flesta småföretagare stämmer inte den bilden. Excel skallar dåligt. Ju fler kunder, ju fler fakturor och ju mer frekvent du behöver fakturera, desto tydligare blir begränsningarna.
Tumregel: Skickar du mer än 3–4 fakturor per månad, har återkommande kunder, eller har råkat ut för något av problemen ovan? Då är det dags att titta på ett alternativ som är byggt för just fakturering.
Redo att byta från Excel?
FakturaEnkelt är byggt för att ersätta just Excel-fakturor. Automatiska momsberäkningar, löpande fakturanummer, tydlig betalningsstatus och alla fakturor samlade på ett ställe – utan formler som kan gå sönder.