Hur skickar man en faktura?
Att skicka en faktura handlar om mer än att klicka "skicka". Du behöver välja rätt format, se till att fakturan innehåller all obligatorisk information och skicka den till rätt person. Den här guiden går igenom allt du behöver tänka på – steg för steg.
Med FakturaEnkelt skapar och skickar du fakturor som PDF direkt till kunden – på under en minut.
Prova gratis →Tre sätt att skicka en faktura
Via e-post – det vanligaste alternativet
De flesta företag skickar fakturor som PDF-bilaga via e-post. Det är snabbt, kostnadseffektivt och enkelt att spåra.
- ✓Skicka alltid fakturan som en PDF-bilaga, aldrig som bild i mejltexten.
- ✓Skriv tydligt i ämnesraden: "Faktura [nummer] från [ditt företag]"
- ✓Ange forfallodatum och belopp redan i mejltexten för tydlighetens skull.
Via post – fortfarande aktuellt för vissa kunder
En del kunder – framför allt offentlig sektor och äldre bolag – föredrar eller kräver pappersfaktura. Det är fullt godkänt men tar längre tid.
- ✓Skriv ut fakturan och skicka i kuvert med tydlig adress.
- ✓Adressera till rätt fakturaaadress (fråga om den skiljer sig från besöksadressen).
- ✓Räkna med 2–5 dagars leveranstid och sätt forfallodatumet med marginal.
Via fakturaprogram – smidigast i längden
Ett fakturaprogram genererar PDF:en automatiskt och skickar den direkt till kunden. Du slipper hantera bilagor manuellt och allt sparas i ett ställe.
- ✓Automatisk PDF-generering – du fyller i uppgifterna, systemet skapar dokumentet.
- ✓E-postleverans direkt från systemet med spårning av om kunden öppnat mejlet.
- ✓Alla fakturor samlade på ett ställe – enkelt att följa upp betalningar.
Vad ska du skicka med?
En faktura ska alltid bifogas i ett format som inte kan redigeras av mottagaren. Det skyddar dig juridiskt och säkerställer att dokumentet ser ut precis som du avsett.
Bifoga alltid:
- ✓Fakturan som PDF – aldrig i redigerbart format som Word (.docx) eller Excel (.xlsx). PDF garanterar att layout och siffror inte ändras.
- ✓Eventuella bilagor som kunden begärt – till exempel orderbekräftelse, tidrapport eller underleverantörsfaktura som styrker kostnaden.
Undvik dessa format:
- ✗Word-dokument (.doc, .docx) – kan redigeras och formatering kan se annorlunda ut hos mottagaren.
- ✗Excel-filer (.xls, .xlsx) – olämpliga som fakturaformat.
- ✗Bilder (JPG, PNG) – kan inte skapas av bokföringsprogram och är inte juridiskt giltiga som faktura.
Till vem skickar du fakturan?
En vanlig orsak till försenad betalning är att fakturan hamnat hos fel person – eller att kunden avvisar fakturan för att ett beställningsnummer saknas. Fråga alltid kunden i förväg.
Fråga alltid om fakturaadress
Många företag har en separat fakturaadress (t.ex. en ekonomiavdelning eller ett fakturahanteringssystem) som skiljer sig från kontaktpersonens e-postadress. Skickar du till fel adress riskerar fakturan att aldrig nå rätt person.
Fråga om beställningsnummer eller referens krävs
Offentliga myndigheter, landsting och många stora bolag kräver att fakturan innehåller ett beställningsnummer eller en inköpsreferens för att godkänna den. Saknas detta skickas fakturan tillbaka – och du har förlorat tid.
E-faktura till offentlig sektor
Sedan 2019 måste leverantörer till offentlig sektor kunna skicka e-faktura (PEPPOL-standard). Kontrollera vad kunden kräver innan du skickar via e-post – en PDF kan nekas.
Vanliga misstag när du skickar faktura
Här är de fyra vanligaste misstagen som leder till försenade betalningar eller att kunden inte godkänner fakturan.
Skickar i Word-format
En faktura i Word-format saknar juridisk giltighet och kan redigeras av vem som helst. Skicka alltid som PDF.
Glömmer bankgiro/plusgiro
Om du inte anger betalningsinformation kan kunden inte betala – hur gärna de än vill. BG/PG och IBAN är obligatoriska uppgifter.
Skickar till fel person
Kontaktpersonen är sällan den som hanterar fakturor. Fråga alltid om fakturaadress innan du skickar – det sparar dig påminnelsearbete.
Följer inte upp mottagning
Om kunden inte bekräftar mottagning inom ett par dagar – hör av dig. Mejl hamnar i skräppost och fakturor går förlorade i stora organisationer.
Redo för nästa steg?
Slipp hantera PDF:er, e-postbilagor och manuell uppföljning. Med FakturaEnkelt skickar du professionella fakturor direkt till kunden – och ser när de öppnas och betalas.